Toute société tient une comptabilité. Annuellement, elle est tenue de dresser, à une date donnée la date de clôture de l'exercice, sa situation en établissant :
- Un bilan : ce document retrace la situation de son actif et de son passif
- Un compte de résultats qui fait apparaître le solde des opérations des produits et des charges
- Les annexes, qui viennent éclairer les contenus des deux précédents documents.
Toute société à vocation commerciale, ayant un statut juridique se conforme à cette disposition : SARL, SAS, SNC, SE, Sociétés coopératives...
Pour être validés les documents doivent recevoir l'accord des associés/actionnaires en suivant des règles précises.
L'approbation des comptes
Chronologiquement :
- L'entreprise convoque en Assemblée Générale ses associés/actionnaires en y précisant clairement, la date, le lieu, l'heure et l’objet dans l'ordre du jour. Les comptes à approuver sont communiqués aux participants avant la séance et le vote pour approbation.
- L'Assemblée est généralement présidée par le dirigeant de la société ou le Président du CA. Un secrétaire désigné prendra les notes sur le déroulement qui serviront à établir le Procès-Verbal qui consignera les décisions arrêtées, dont la validation ou non des comptes annuels.
En cas de refus de validation, les comptes sont renvoyés pour rectification et représentés lors d'une nouvelle Assemblée Générale.
Une autre étape est à remplir pour que la règlementation soit entièrement respectée : le dépôt au greffe du Tribunal.
Le dépôt des comptes annuels
Le dépôt des documents : les comptes sociaux et le Procès-Verbal de L'Assemblée Générale, sont adossés à des délais légaux. L'approbation ou refus d'approbation doit intervenir au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice et la communication au greffe du Tribunal du Commercer ce 7 mois après cette même date. Une demande de prorogation initiée par le dirigeant de l'entreprise, motivée et fixant le délai sollicité peut être accordée par le président du Tribunal du commerce.
Lors du dépôt, il est possible de demander la non-publication des comptes qu'on appelle : “option de confidentialité” et ce sous certaines conditions de chiffre d'affaires et d'effectif. Que visent ces procédures ?
Les objectifs de l'approbation et du dépôt des comptes annuels
L'Assemblée Générale est la seule tribune où les associés/actionnaires peuvent s'exprimer, donner leur avis et émettre leurs suggestions sur la gestion de l'entreprise.
- L'approbation : le procès-verbal dressé à l'occasion renferme toutes les décisions prises et prouve l'approbation des comptes. Sa non tenue dans les délais prescrits exposent les dirigeants à des sanctions pénales pour faute de gestion.
- Le dépôt : c’est une obligation. Les comptes approuvés déposés doivent refléter exactement et sincèrement la situation à la date de leur arrêté, la situation patrimoniale et active de la société.
Ils renseignent et aident à la prise de décision pour tout opérateur économique ou toute personne intéressée.
Une transparence à tous les niveaux est l'objectif premier et une règlementation sévère y participe.